Informačné technológie a ich úloha v modernej organizácii

Informačné technológie (IT) sa stali dôležitou a neoddeliteľnou súčasťou každého obchodného plánu. Dôležitú úlohu zohráva IT, od nadnárodných spoločností, ktoré udržiavajú systémy a databázy na sálových počítačoch, až po malé podniky, ktoré vlastnia jeden počítač. Dôvody všadeprítomného použitia výpočtovej techniky v podnikaní možno najlepšie určiť pohľadom na to, ako sa používa v obchodnom svete.

Komunikácia medzi zamestnancami, dodávateľmi a zákazníkmi

Pre mnoho spoločností je e-mail hlavným komunikačným prostriedkom medzi zamestnancami, dodávateľmi a zákazníkmi. E-mail bol jedným z prvých vodičov internetu a poskytoval jednoduchý a lacný spôsob komunikácie. V priebehu rokov sa tiež vyvinulo množstvo ďalších komunikačných nástrojov, ktoré umožnili zamestnancom komunikovať pomocou systémov živého chatu, online nástrojov na schôdzky a videokonferenčných systémov. Telefóny a inteligentné telefóny založené na protokole Voice over Internet Protocol (VOIP) ponúkajú zamestnancom ešte viac technologicky vyspelých spôsobov komunikácie.

Systémy riadenia zásob

Pokiaľ ide o správu zásob, organizácie musia udržiavať dostatok zásob na uspokojenie dopytu bez toho, aby investovali do viac, ako požadujú. Systémy riadenia zásob sledujú množstvo každej položky, ktoré si spoločnosť udržiava, a spúšťajú objednávku ďalších zásob, keď množstvá klesnú pod vopred určené množstvo. Tieto systémy sa najlepšie používajú, keď je systém riadenia zásob pripojený k systému miesta predaja (POS). POS systém zaisťuje, že pri každom predaji položky je jedna z týchto položiek odstránená z počtu zásob, čím sa vytvorí uzavretá informačná slučka medzi všetkými oddeleniami.

Systémy správy údajov

Dni veľkých spisovní, radov registračných skriniek a poštových zásielok sa rýchlo vytrácajú. Dnes väčšina spoločností ukladá digitálne verzie dokumentov na serveroch a úložných zariadeniach. Tieto dokumenty sú okamžite k dispozícii všetkým v spoločnosti bez ohľadu na ich geografické umiestnenie. Spoločnosti sú schopné ekonomicky ukladať a udržiavať obrovské množstvo historických údajov a zamestnanci majú úžitok z okamžitého prístupu k potrebným dokumentom.

Manažérske informačné systémy

Ukladanie údajov je výhodou iba vtedy, ak je možné tieto údaje efektívne využiť. Progresívne spoločnosti používajú tieto údaje ako súčasť svojho procesu strategického plánovania, ako aj na taktické vykonávanie tejto stratégie. Management Information Systems (MIS) umožňujú spoločnostiam sledovať údaje o predaji, nákladoch a úrovniach produktivity. Tieto informácie možno použiť na sledovanie ziskovosti v čase, maximalizáciu návratnosti investícií a identifikáciu oblastí zlepšenia.

Manažéri môžu denne sledovať tržby, čo im umožňuje okamžite reagovať na nižšie čísla, ako sa očakávalo, zvýšením produktivity zamestnancov alebo znížením nákladov na položku.

Riadenie vzťahov so zákazníkmi

Spoločnosti používajú IT na zlepšenie spôsobu, akým navrhujú a riadia vzťahy so zákazníkmi. Systémy riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM) zachytávajú každú interakciu spoločnosti so zákazníkom, takže je možné získať viac obohatenia. Ak zákazník zavolá do call centra s problémom, zástupca zákazníckej podpory bude môcť vidieť, čo si zákazník zakúpil, zobraziť informácie o preprave, vyvolať výcvikový manuál pre túto položku a efektívne reagovať na problém.

Celá interakcia je uložená v systéme CRM a je pripravená na vyvolanie, ak zákazník znova zavolá. Zákazník má lepšie a sústredenejšie skúsenosti a spoločnosť profituje zo zvýšenej produktivity.