Aký je cieľ schôdze zamestnancov?

Stretnutia zamestnancov možno využiť na rôzne administratívne účely, od výmeny informácií po oznamovanie v rámci celej spoločnosti a vedenie cvičení zameraného na budovanie tímu. Aby boli schôdzky zamestnancov účinné, mali by obsahovať podrobný program, časový limit a určeného moderátora. Pre dosiahnutie najlepších výsledkov usporadúvajte pravidelne naplánované stretnutia, aby ste zaistili zodpovednosť a účasť zamestnancov.

Tip

Cieľom schôdze zamestnancov je poskytovať aktualizácie, doručovať oznámenia, získavať spätnú väzbu, zdieľať informácie a zúčastňovať sa na tímovom prostredí. Aby boli schôdzky zamestnancov účinné, mali by obsahovať podrobný program, časový limit a určeného moderátora.

Čo je to schôdza zamestnancov?

Všeobecne možno povedať, že stretnutia zamestnancov sú príležitosťou pre každého vo firme alebo pre členov konkrétneho oddelenia, kde sa môžu zhromaždiť a osobne hovoriť o rôznych aspektoch riadenia podniku, o ktorých sa nedá ľahko diskutovať prostredníctvom e-mailu. Je to príležitosť stretnúť sa zoči-voči, stihnúť to, brainstormovať a viesť skupinové diskusie. Medzi ďalšie ciele týkajúce sa vecí, ktoré by sa mohli vzťahovať na schôdzi zamestnancov, patria:

  • Správy o pokroku

  • Aktualizácie oddelenia

  • Oznamy nových zamestnancov alebo propagačných akcií

  • Správy o stave programu

  • Aktualizácie projektového riadenia

  • Oznámenia o zárobkoch

  • Nové politiky alebo postupy

  • Noví klienti alebo zmluvy

  • Ocenenia alebo uznania

  • Pripravované akcie

Stretnutia zamestnancov možno tiež využiť na brainstormingové stretnutia alebo na aktivity zamerané na budovanie tímu. Nie všetky stretnutia musia mať rovnaký formát. Môžete mať stretnutie „všetkých zamestnancov“ pre celú spoločnosť, rýchle „odbavenie“ medzi nadriadenými a priamymi správami alebo „zhluky“ pre krátke, strategické debaty o rýchlo sa rozvíjajúcich problémoch.

Výhody schôdzky zamestnancov

Stretnutie s kolegami a manažérmi poskytuje príležitosť stretnúť sa mimo kancelárskych priestorov. Budovanie medziľudských vzťahov môže pomôcť podporiť tímovú prácu a spoluprácu a môže tiež znížiť riziko nesprávnej komunikácie a nedorozumenia. Aj keď sú poznámky a e-mailové správy efektívnym spôsobom, ako rýchlo komunikovať s mnohými vecami, usporadúvanie pravidelných stretnutí a diskusných skupín pomáha zabezpečiť, aby o nich všetci vedeli a boli informovaní o dôležitých obchodných otázkach.

Tip

To, ako často plánujete stretnutia zamestnancov, závisí od vášho účelu, ale pravidelné plánovanie stretnutí je užitočné pre účely plánovania. Malé skupiny sa môžu stretávať každý týždeň a dosiahnuť veľa; veľkým skupinám môže lepšie slúžiť stretnutie každý štvrťrok.

Kľúčové prvky efektívneho stretnutia zamestnancov

Ak nebudú stretnutia zamestnancov správne zvládnuté, môžu sa ľahko zmeniť na dlhé, trochu zdĺhavé udalosti. Každé stretnutie by malo obsahovať: časový harmonogram; program s diskusnými témami; moderátor a otvorené obdobie pre účastníkov na diskusiu o problémoch na pôde. Ďalším spôsobom, ako zabezpečiť, aby schôdzky zamestnancov boli efektívne, krátke a milé, je uskutočňovanie stretnutí typu stand-up. Medzi ďalšie implementačné opatrenia patrí:

  • Podpora účasti všetkých

  • Zaistenie zodpovednosti

  • Nedovoliť prerušenie alebo prehováranie

  • Súhlasím s nesúhlasom

  • Ak bude schôdza trvať dlho, predložíte zložité problémy

  • Vyžadovanie písomných následných reakcií a zápisníc zo schôdzky, aby ste ušetrili čas a zaistili, aby boli všetci účastníci na jednej stránke.

Tip

Zložité položky, ktoré vzniknú počas stretnutí zamestnancov, sa často lepšie riešia predložením problémov pre budúcu diskusiu v malých skupinách, ako by si mali všetci vyhradiť čas na konkrétnu diskusiu s obmedzeným počtom účastníkov.

Pravidelne plánované stretnutia zamestnancov môžu vytvoriť pocit začlenenia medzi zamestnancov, poskytnúť prístup manažérom na vyššej úrovni a navodiť u každého pocit, že sú súčasťou súdržného tímu. Ak máte pocit, že vaše schôdzky nie sú sústredené alebo im chýba konkrétny cieľ, nechajte si od zamestnancov pozvať informácie o zmenách, ktoré by chceli, aby boli začlenené. Je to ďalší spôsob, ako rozvinúť buy-in pre túto hodnotnú aktivitu.