Dôležitosť zručností v písaní na pracovisku

Zatiaľ čo veľa pracovných inzerátov často spomína ústne a písomné komunikačné schopnosti, zamestnanci aj zamestnávatelia niekedy zanedbávajú dôležitosť dobrého písania na pracovisku. Keď pracovníčka píše dobre, preukazuje zdvorilosť, zmysel pre detail a inteligenciu. Zamestnanci, ktorí majú dobré písomné komunikačné schopnosti, majú navyše prínos pre svoju spoločnosť tým, že zabezpečujú kvalitnú komunikáciu s klientmi, perspektívami a inými vonkajšími záujmami

Urobte dobrý prvý dojem

Existuje staré klišé o tom, že už nikdy nedostanete druhú šancu urobiť dobrý prvý dojem. To platí, aj keď je prvý dojem napísaný slovom. Ak je e-mail, list, textová správa alebo príspevok na sociálnych sieťach dobre napísaný, dobre organizovaný a gramaticky správny, čitateľ si o autorovi vytvorí dobrý názor.

Na druhej strane preklepy, zle usporiadané myšlienky a gramatické chyby spôsobujú, že spisovateľ vyzerá ako neinteligentný a neprofesionálny. Vo fáze podania žiadosti alebo pohovoru by to mohlo pracovníka stáť pracovnú ponuku alebo viesť k nižšej ponuke platov, ako by mohla byť inak. V obchodnom kontexte sa zlé písanie v externej komunikácii môže zle prejaviť na spoločnosti. Spolupracovníci si môžu všimnúť aj zlé zvyky pri písaní, ktoré by mohli ovplyvniť ich vnímanie kompetencie spisovateľa.

Dobré písanie sa preukazuje so zdvorilosťou

Dobré obchodné písanie dokazuje, že autor si váži čas čitateľa. Ak je spisovateľ schopný usporiadať svoje myšlienky a obavy a prezentovať ich ľahko čitateľným a zrozumiteľným spôsobom, prinesie čitateľovi výhody.

Na druhej strane zlé písanie núti čitateľa tráviť čas a energiu snahou pochopiť, čo sa komunikuje. V mnohých prípadoch možno bude musieť čitateľ položiť spisovateľovi objasňujúce otázky. Písanie jasne ukazuje, že pisateľ rešpektuje čas čitateľa a nechce ho strácať.

Dôležitosť jasnej komunikácie

Dobré obchodné rozhodnutia závisia od jasnej komunikácie. To platí, či už ide o internú alebo externú komunikáciu. Je oveľa jednoduchšie koordinovať interné projekty a zdieľať nápady, keď všetci spolupracovníci pochopia nápady, ktoré sú predložené, ako aj procesy na dokončenie projektu. Keď zamestnanci pochopia, čo môžu od seba navzájom očakávať, morálka sa často zlepšuje.

Podobne budú mať pracovníci oveľa lepšie vzťahy s ľuďmi mimo spoločnosti, keď je ich komunikácia ľahko zrozumiteľná. Koordinácia stretnutí, stanovenie cieľov a vyjednávanie dohôd sa stáva oveľa jasnejšou, keď obe strany dokážu písať jasne.

Spôsoby, ako vylepšiť obchodné písanie

Jednotlivci, ktorí majú obavy z písania svojho podnikania, majú niekoľko možností, ako si zlepšiť svoje zručnosti. Tu je niekoľko na zváženie:

Urobte si čas navyše: V mnohých prípadoch môže človek vylepšiť svoje písanie tak, že si vyhradzuje čas na písanie správ a potom na korektúry. Pracovníci by nemali s obchodnou komunikáciou zaobchádzať ako s prácami, ktoré majú byť dokončené čo najskôr, ale ako s projektmi samy osebe. Pokiaľ je to možné, odporúča sa napísať dôležité listy a e-maily najmenej niekoľko hodín pred ich odoslaním, aby si autor mohol od diela oddýchnuť a potom ho skontrolovať čerstvými očami.

Použite kontrolu gramatiky: Softvér na spracovanie textu zvyčajne obsahuje kontrolu gramatiky, ale existujú aj samostatné programy, ktoré môžu pre ešte väčšiu prehľadnosť často poskytnúť robustnejšie korektúry a spätnú väzbu.

Požiadajte o spätnú väzbu: Po napísaní mimoriadne dôležitého listu alebo e-mailu by mohlo byť dobrým nápadom, keby zamestnanec požiadal svojho vedúceho alebo kolegu, aby sa na tento kúsok pozreli a poskytli spätnú väzbu.

Nechajte sa učiť alebo sa zúčastnite hodiny: Existuje veľa možností, ako si zdokonaliť schopnosť písania prostredníctvom vzdelávacích programov. Vysoké školy a programy vzdelávania dospelých ponúkajú kurzy obchodného písania a mnohé z týchto kurzov je možné absolvovať online.